Projectmatig werken: “Improviseren kost tijd”
Heb je als corporatie 60.000 verhuureenheden, dan komen er ook veel reparatieverzoeken en mutatieopdrachten binnen. Hoe werk je dan zo efficiënt en effectief mogelijk? De afdeling Niet Planmatig Onderhoud (NPO) van Woonstad Rotterdam volgde de training Projectmatig werken. “We werken nu op een eenduidige manier”, aldus Eric van Staveren, manager NPO.
Een eenduidige manier. Licht eens toe
“Er werken 30 mensen op de afdeling Niet Planmatig Onderhoud, 26 medewerkers en 4 teamleiders. De afdeling heeft naast de gewone reparatie- en mutatieverzoeken ook te maken met zaken die projectmatig opgepakt moeten worden. Dan is het echt heel efficiënt om projectmatig volgens een vast model te werken. Improviseren kost tijd, dat moet je niet willen.”
Noem eens wat projectmatige zaken
“Denk bijvoorbeeld aan huurcommissieverzoeken. Dan wil een bewoner een lagere huur omdat hij een probleem heeft dat maar niet opgelost wordt. Dat komt terecht bij de afdeling NPO, die dan een goed stappenplan moet opstellen: wat is precies het probleem, hoe kan het probleem verholpen worden, hoe neem je daarin de bewoner mee? Maar ook dure mutaties aan woningen omdat bewoners nooit meegedaan hebben aan renovaties. Als zij de woning verlaten moet er soms compleet gerenoveerd worden. Zo zijn er meer zaken die projectmatig opgepakt moeten worden.”
Aha, duidelijk. Dus in ganzenpas richting Kjenning?
“Eind van het jaar overleggen we met zijn allen – NPO, teamleiders en ik – waar behoefte aan is qua kennis voor het jaar erop. Daar kwam voor 2020 projectmatig werken uit. Iedereen had dus ook zin in de training die Kjenning in overleg met ons heeft samengesteld. Incompany was de bedoeling, dat is door corona een online training geworden.”
Was dat nog een dingetje: online?
“Helemaal niet. Dat ging heel goed. Voor ons was online een experiment, voor Kjenning niet. Alles kwam aan bod: projectfasering, resultaatbeschrijving en afbakening, projectrollen, teamwerk, projectbeheersing (geld, organisatie, tijd, voortgang, informatie en kwaliteit), onderhandelen, efficiënt werken. 26 mensen én een betrokken en gemotiveerde stagiair is een te grote groep voor online, dat is opgedeeld in 3 groepen, met weer een collectieve afsluiting. Ze kunnen overigens de rest van dit jaar ook nog de e-learningmodules over projectmatig werken volgen die bij deze training horen.”
Ik mis de 4 teamleiders en u in dit verhaal
“Klopt, het is een bewuste keuze geweest om als manager en teamleiders een dagdeel apart te trainen. Op deze manier geef je de medewerkers ruimte om te zeggen wat ze vinden en hoe ze naar zaken kijken zonder dat je als leidinggevende sturend bent. Er is nu eenmaal een andere dynamiek als je erbij bent.”
Hoe zat het met de interactie?
“Dat gaat uitstekend online hoor. Er zat ook een online spelelement in de training. Na iedere module was er een miniquiz, zo werd de verworven kennis getoetst. Zo’n quiz is een mooie aansporing om op te letten en tegelijkertijd een leuk sociaal aspect aan een training. Iedereen werd ook hartstikke fanatiek, ze wilden allemaal winnen.”
Tevreden?
“Meer dan dat. Het was boven verwachting. Bij de evaluatie was het rapportcijfer een dikke 8. Voor Woonstad is het doel tweeledig: de organisatie en de medewerkers nog beter laten functioneren, én investeren in medewerkers, zodat je ze perspectief biedt om te kunnen doorgroeien. Aan het eind van de training hebben de medewerkers een actielijst met 12 punten opgesteld. De 3 belangrijkste worden als eerste opgepakt. Dus de praktijkinvulling na de training ontbreekt zeker niet.”
Ook een maatwerktraining?
De training Projectmatig werken bij Woonstad heeft Kjenning samen met Erik opgezet voor de eigen situatie, en op basis van de eigen leerwensen en vragen bij de deelnemers. Door de Coronaperiode is gekozen om de opleiding online te laten plaatsvinden.
Heeft u ook een vraagstuk? Neem dan contact op met onze opleidingsadviseurs. Samen zoeken we de best passende oplossing, passend bij uw vraagstuk en uw situatie. En als dat nodig is in de huidige tijd, dan kan ook (een deel) online worden ingevuld. Of gewoon klassikaal. We doen wat nodig is.
Datum: 08-07-2020