VvE-beheer en de corporatie: wie is verantwoordelijk voor wat? En waarom?
Wat komt er allemaal kijken bij het beheren van een VvE? Of, in het geval van Wonen Midden-Delfland, 14 VvE’s? Waar ligt welke rol en wie is verantwoordelijk voor wat? Petra Braal, manager Financiën en Bedrijfsvoering: “Het loopt nu soepeler en efficiënter.”
Wat is de link tussen een manager Financiën en Bedrijfsvoering en de VvE?
“Ik ben onder meer procesverantwoordelijk voor de jaarstukken, de begroting, treasury en interne controle. Een aantal jaren geleden heeft Wonen Midden-Delfland het administratieve deel van het beheren van VvE’s waar we groot-eigenaar van zijn ergens anders ondergebracht. Dat dat goed verloopt en naar wens gaat, ligt ook bij mij.”
Is het beheren van VvE’s ingewikkeld?
“Intern was niet altijd even duidelijk waar welke verantwoordelijkheden lagen. Als we vragen kregen van huurders, dan vroegen medewerkers zich vervolgens regelmatig af: hoort dit vraagstuk bij Wonen Midden-Delfland of toch bij de VvE? Dat werkt niet prettig, en ook niet efficiënt. Daarom waren we op zoek naar een training om onze rol en de verantwoordelijkheden helder te krijgen. 9 mensen - managementteam, bestuur, medewerkers - die aan de VvE gelinkt zijn hebben de training gevolgd.”
En? Is nu duidelijker wie, wat en waarom?
“Ja, dat is het. Het was een eendaagse maatwerktraining, onderverdeeld in een theoretisch deel en een praktijkdeel. In de ochtend werd aandacht besteed aan wetgeving, het appartementsrecht, aan de verschillende rollen en petten, en aan de modelreglementen. Dat werd op een begrijpelijke manier inzichtelijk gemaakt.
Wonen Midden-Delfland heeft bijvoorbeeld bedrijfsonroerend goed dat we willen verkopen. Hiervoor moest de splitsingsakte worden gewijzigd, en vervolgens door alle leden van de VvE worden geaccordeerd. De training geeft de bevestiging dat we dit op de juiste manier hebben opgepakt.”
En de middag?
“Die was toegespitst op de praktijk bij ons: hoe lopen onze processen rondom het VvE-beheer? Wat gaat er goed, wat zijn de knelpunten? Welke keuzen maken wij en wat zijn daar de voor- en nadelen van? We konden eigen casuïstiek inbrengen, dat had echt toegevoegde waarde.”
Doet Wonen Midden-Delfland nu dingen anders?
“Eerder legden we vragen voor aan het bestuur van de VvE, die vragen werden dan besproken in een bestuursvergadering, en vervolgens in een ledenvergadering, terwijl lang niet altijd nodig is dat het over die schijven loopt. Nu kunnen we het antwoord op bepaalde vragen direct teruggeven aan de huurder, omdat we beter weten hoe zaken in elkaar steken.”
Geef eens een voorbeeld aub?
“Het houden van huisdieren. Mag een bewoner bijvoorbeeld een huisdier aanschaffen als hij er al woont? Het kan zijn dat in een vergadering besloten wordt dat dat wel mag, maar dat in het huishoudelijk reglement staat van niet. Wat is dan leidend? Dat vonden we voor de training lastig, nu weten dat de volgorde altijd is: wet, splitsingsakte en – tekening, splitsingsreglement, huishoudelijk reglement, besluiten vergadering van eigenaars. Op zich niet ingewikkeld, maar je moet het wel weten.”
Dingen gaan nu dus anders?
“De training heeft ons echt geholpen. Door de kennis die we nu hebben kunnen we efficiënter werken. Dat scheelt tijd en voorkomt verwarring. We schakelen intern nu ook vaker, voor een klein overleg zoeken we elkaar sneller op. Het loopt nu gewoon beter.”
Ook een vraag voor een incompanytraining?
De training heeft Kjenning samen met Wonen Midden-Delfland aangepast naar de eigen situatie, op basis van de leerwensen en vragen van de deelnemers.
Heeft u ook een vraag voor een incompany training? Neem dan contact op. Samen zoeken we de best passende oplossing, passend bij uw vraagstuk en uw situatie.
Neem snel contact op met onze opleidingsadviseurs.
Datum: 18-07-2022