Projectmatig werk is dé trend. Terwijl de meeste projecten mislukken…

Projecten. Een echte trend, steeds meer werk wordt projectmatig gedaan. Maar als je van naam en faam bekende projecten voor de geest haalt, dan is het beeld niet direct positief. Denk aan de Noord-Zuid lijn, de Betuwelijn of de Fyra. Of aan de restauratie van het Rijksmuseum, aan Lelystad airport, of de uitbreiding van Schiphol. Dus eigenlijk staan de meeste projecten niet zo positief bekend. Wat is er dan aan de hand?

De meeste projecten mislukken (deels)

Het Fyra-project werd helemaal gestaakt, maar de meeste projecten komen op de een of andere manier toch wel tot een resultaat. Maar overwegend niet succesvol. Volgens de literatuur falen projecten in 70% – 80% van de gevallen, waarbij ze in 10% – 20% zelfs helemaal worden gestaakt. Blijkbaar zijn projecten dus moeilijk en gaat het projectmatig werken niet vanzelf.

Maar wat is dan een project?

Daarmee komt de vraag op, wat ìs een project eigenlijk? Noemen we het een project alleen omdat er het woord ‘project’ op staat?

Niet perse. Een ‘echt’ project heeft een aantal vaste elementen. Dat zijn:

Een project:

• Heeft een duidelijk doel en resultaat. En er is dus ook helder wat niet: heeft een duidelijke scope.
• Is een unieke, eenmalige opdracht
• Heeft een duidelijke opdrachtgever en opdrachtnemer. Er is een heldere rolverdeling.
• Kent een beperkte tijd (start en einde) en beperkte middelen/budget
• Is planmatig van opzet
• Is een Samenwerkingsverband, meestal van verschillende disciplines
• Heeft een heldere zakelijke rechtvaardiging (Business Case) en levert een belangrijk resultaat dat als urgent wordt ervaren door de stakeholders.

Daarmee zijn de belangrijkste succesfactoren ook al genoemd:

• Helder resultaat en heldere afbakening
• Opdrachtgever in staat om de juiste omstandigheden (budget, mensen, middelen, tijd) te creëren
• Duidelijke zakelijke rechtvaardiging waardoor voor de organisatie helder is waarom dit moet

Projectmethodiek en training projectmatig werken

Nu is de projectmethodiek dus niet echt het belangrijkste element dat helpt om het projectresultaat voor elkaar te krijgen. Het gedragselement in bijvoorbeeld “samenwerken”, “heldere waarom”, “duidelijke afbakening” is vele malen belangrijker.

Want mag je in jouw werkcontext ook echt zeggen dat de tijd die Pietje voor jouw project vrijmaakt, te weinig is? Of dat we eigenlijk geen ERP maar een boekhoudsysteem neerzetten? Of tegen je opdrachtgever aangeven dat die wens toch echt niet binnen jouw project hoort?

Dat maakt de methodiek -zoals in mijn ogen elke methodiek en/of kennis- volstrekt context afhankelijk: het is belangrijk om de dagelijkse praktijk expliciet mee te nemen. En dat doen we dus ook in de training projectmatig werken. De projectmethodiek wordt toegepast op de eigen context van de deelnemers, in de eigen situatie en de eigen weerbarstige dagelijkse praktijk.

Tijdens de training Projectmatig Werken wisselen we de theorie af met praktische oefeningen. We delen ervaringen, de successen en de net zo leerzame mislukkingen. Je krijgt een brede basis theoretische basis van projectmatige werken die je tijdens de training vertaald naar je eigen project in jouw eigen praktijk bij je woningcorporatie. En natuurlijk helpt het óók als je een goede projectmethodiek – zoals Projectmatig Werken – toepast.

Een kleine waarschuwing vooraf: pragmatisme en situationeel handelen staat in onze aanpak altijd voorop. Doen wat nodig is. En we gaan dus geen project van het project maken.

Eric Sommer
Trainer Kjenning